حدد الهدف من المكالمة الهاتفية ، وقدم أجوبة مختصرة للأسئلة .
كلف السكرتير بالردعلى المكالمات .
تعرف وراعي أفضل الأوقات للاتصال بالآخرين .
حدد واكتب النقاط ( رؤوس الموضوعات ) التي تريد أن تغطيها المكالمة الهاتفية ؛ لأنذلك سيساعدك على التركيز وعدم نسيان أي من النقاط المهمة.
اجمع كلالأوراق والملفات التي تحتاجها عند المكالمة .
عرف نفسك عند الاتصال ،ورحب بعبارات التحية والسلام الخفيفة ، وقلل منالمجاملات التي تسبق حديث العمل، أو موضوع المكالمة .
امتنع أو قلل منالحديث الاجتماعي الذي لا تخلومنه مكالمة هاتفية ، كالحديث عنالطقس ، أو القضايا العامة التي لا يمتلك أحدمنا تغييرها أو التأثير فيها .
ساعد الطرف الآخر أثناء المكالمة علىاسترجاع الموضوع والتركيز على النقطة التيتريد أنت أن يركز عليها ، وذلك منخلال استخدام كلمات : " بالرجوع إلى مكالمتنا فيالأسبوع الماضي " كمقدمة تهيىءالطرف الآخر على التذكر وفسح المجال للاستذكار .
اجعل الوقت أهم عامل ،وذلك عندما تفكر وتقرر ما إذا كنت تكلم أحد بالهاتف ، انظرإلى الهاتف كآلةتوصيل .
استخدم لغة الهاتف لإشعار الطرف الآخر بأنك " معه على الخط " ومهتم بالموضوع .
تنبه إلى الأخطاء الشائعة أثناء الاتصال الهاتفيومنها :
التحدث بصوت مرتفع وبسرعة ، استعمال كلمات معقدة غير واضحة .
قم بتدوين الملاحظات أثناء إجراء المكالمة الهاتفية ، وضع إشارة على النقاط التيتمتغطيتها ، ولا تنس أن تشكر المتحدث ، وتؤكد له ما تم الاتفاق عليه .
لا تتسرع في الحكم والاستنتاج ، فمقاطعة المتكلم وإكمال جملة بدلاًمنه تسبب سوءالتفاهم وضياع الوقت .
لا تتردد في السؤال عن شيءتعتقد أنك ، غير متأكد من فهمه ، أو عن أمر غير واضحبالنسبة لك ، اطلب الإعادةوالتوضيح ، وهذا أفضل بكثير من عدم السؤال ؛ بسببالإحراج ، أو الوقوع في الخطأفيما بعد ، أو التسبب في حدوث سوء تفاهم بينك وبينالطرف الآخر .
تأكد من أنك تدير وقتك أثناء المحادثة .
انهي المكالمة بعد أن تستوفيأبعادها الأساسية .
اختم بلباقة في حالة بقاء الطرف الآخر مستمراً فيالحديث : " قبل أن نختم أود أن أقول :
لدي ثلاث دقائق قبل أن أختم حديثي معك " .
طور مهارات المرؤوسين في استخدام الهاتف .
كتاب : فن إدارة الوقت
